Envanter sayımı, depodaki gerçek miktarı sistemdeki miktarla karşılaştırıp aradaki farkı bulma işidir. Doğru yapılması için üç şey gerekir: sayım anında hareketin durdurulması (ya da sistem miktarının dondurulması), her kalemin tek bir birimle sayılması ve farkların yalnızca kaydedilmesi değil, nedenine göre sınıflandırılması. Sayım sıklığı kalemin değerine göre değişir; her şeyi her ay saymak yerine pahalı kalemleri her hafta saymak daha çok kayıp yakalar.
Sayım için hazırladığımız stok sayım şablonunu (CSV) indirip Excel'de açabilirsiniz; noktalı virgül ayraçlıdır, Türkçe Excel sütunlara doğrudan ayırır.
Tam, kısmi ve döngüsel sayım arasındaki fark nedir?
| Yöntem | Kapsam | Sıklık | Ne zaman uygun | Zayıf yanı |
|---|---|---|---|---|
| Tam sayım | Tüm hammaddeler, tüm depolar | Aylık (ay sonu) | Food cost ve dönem kârı hesabı için zorunlu | Uzun sürer, servis dışı saat ister, yorgunluk hatası |
| Kısmi sayım | Seçili kalemler: en pahalı 20 kalem ya da tek depo | Haftalık | Et, peynir, kahve, alkol gibi kayıp riski yüksek kalemler | Kapsam dışı kalemlerdeki sapma birikir |
| Döngüsel sayım | Her gün küçük bir grup; ay sonunda hepsi dönmüş olur | Günlük 10–15 kalem | Büyük depo, çok şube, sayım için gün kapatamayan işletme | Disiplin ister; bir gün atlanınca döngü kayar |
Çoğu restoran için uygulanabilir düzen şudur: haftada bir kısmi sayım (A sınıfı kalemler), ayda bir tam sayım. A sınıfı kalemi belirlemek için son ayın tüketimini birim maliyetle çarpın ve büyükten küçüğe sıralayın; ilk yüzde yirmilik dilim toplam tüketim değerinin büyük kısmını oluşturur. Sınıflandırma mantığı hammadde takibi rehberinde ayrıntılı anlatılıyor.
Sayımdan önce hangi hazırlıklar yapılmalı?
- Bekleyen hareketleri kapatın. Mal kabulü girilmemiş irsaliye, işlenmemiş transfer ya da açık üretim emri varsa sayımdan önce kaydedin; yoksa fark değil eksik kayıt bulursunuz.
- Birimleri sabitleyin. Her kalemin tek sayım birimi olsun: kaşar "kg", kola "adet", süt "lt". Koli ile sayılan kalemlerde koli içi adedi listeye yazın; "3 koli" değil "72 adet" kaydedilir.
- Depoyu düzenleyin. Aynı kalemin iki rafa dağılmış hâli en sık sayım hatasıdır. Sayımdan önce aynı kalemleri bir araya toplayın, açılmış ambalajları öne alın.
- Sayım ekibini ikiye bölün. Biri sayar ve söyler, diğeri kaydeder. Tek kişi hem sayıp hem yazınca satır kayar.
- Açık ambalajı nasıl sayacağınıza karar verin. Yarım kova mayonez "0,5 kova" mı, tartılıp "2,1 kg" mı? Kural ne olursa olsun her sayımda aynı olsun; tutarlılık kesinlikten önemlidir.
- Zamanı seçin. Servis kapalıyken, tercihen teslimat gelmeden önce. Sayım sırasında mutfak malzeme çekiyorsa fark üretilir.
Sayım günü adım adım nasıl ilerler?
Sayım listesi depo yerleşimine göre sıralanmalı, alfabetik değil. Kâğıt kullanıyorsanız sistem miktarını listede göstermeyin; sayan kişi rakamı görünce ona yaklaşma eğilimine girer ("18 yazıyor, 18'dir"). Sistem miktarı sayım bittikten sonra karşılaştırma için açılır.
Akış: rafın başından sonuna doğru ilerleyin, her kalemi sayıp kaydedin, sayılmayan kalem bırakmayın; depoda olmayan ama listede olan kalem için "0" yazın, boş bırakmayın. Boş hücre "sayılmadı" anlamına gelir ve rapora fark olarak girmez; sıfır ise gerçek bir eksiktir. Sayım bitince "sayılmayan" süzgeciyle listeyi kontrol edin.
Ardından farkları hesaplayın: Fark = Sayılan − Sistem, Fark Tutarı = Fark × Birim Maliyet. Eksi tutar eksiği, artı tutar fazlayı gösterir. Fazla da bir hatadır: ya mal kabul girilmemiştir ya da reçete düşümü çalışmamıştır.
Farklar nasıl analiz edilir?
Sayımın değeri fark listesinde değil, farkların açıklamasındadır. Mutlak tutara göre büyükten küçüğe sıralayın; ilk on satır genellikle toplam sapmanın büyük kısmıdır. Her satır için beş olası neden vardır:
| Neden | Belirtisi | Kontrol | Kalıcı çözüm |
|---|---|---|---|
| Reçete hatası | Aynı kalem her sayımda benzer oranda eksik/fazla | Reçetedeki miktar ve fire yüzdesi | Reçeteyi tartarak düzelt |
| Eksik mal kabul | Fazla çıkan kalem, yakın tarihli teslimat | İrsaliye ile stok girişini eşleştir | Mal kabulü teslimat anında yap |
| Fire ve bozulma | Taze ürünlerde düzenli eksik | Atık kaydı tutuluyor mu | Fire kaydı zorunlu, porsiyon kontrolü |
| Kayıt dışı tüketim | Personel yemeği, ikram, tadım kalemleri eksik | İkram ve personel yemeği POS'tan geçiyor mu | İkramı yetkiyle POS'a bağla |
| Hırsızlık | Yüksek değerli, kolay taşınan kalemler; belirli vardiyada | Vardiya bazlı kısmi sayım | Erişim kısıtı, kamera, kilitli dolap |
Analizi tamamlamadan stok düzeltmesi yapmayın. Düzeltme, farkı sistemden siler; nedeni bulunmamışsa gelecek ay aynı fark tekrar gelir. Kabul edilebilir sapma sınırı kaleme göre değişir: kuru bakliyatta binde birkaç, taze balıkta yüzde birkaç doğaldır. Sınırı aşan kalemler için haftalık kısmi sayım başlatın.
Örnek: haftalık kısmi sayımda fark nasıl okunur?
Bir kebapçının haftalık A sınıfı sayımından üç satır alalım. Birim maliyetler örnektir.
| Malzeme | Sistem | Sayılan | Fark | Birim maliyet | Fark tutarı |
|---|---|---|---|---|---|
| Dana kuşbaşı (kg) | 18,4 | 17,9 | −0,5 | 620 ₺ | −310 ₺ |
| Kaşar peyniri (kg) | 6,0 | 6,8 | +0,8 | 340 ₺ | +272 ₺ |
| Kola 330 ml (adet) | 144 | 131 | −13 | 14 ₺ | −182 ₺ |
Net tutar −220 ₺ görünür ve masum durur; oysa eksik toplamı −492 ₺, fazla toplamı +272 ₺'dir. Bu yüzden şablon ve Estorix özet kutusu eksik ile fazlayı ayrı gösterir. Satır satır okuyalım: kuşbaşındaki yarım kilo, haftalık 60 kg tüketimde binde sekiz sapmadır; kemik ve sinir firesi reçetede tanımlı değilse normaldir, fire yüzdesini reçeteye yazın. Kaşardaki fazla, geçen çarşamba gelen 5 kg'lık teslimatın 4,2 kg olarak girildiğini akla getirir; irsaliyeye bakılır. Koladaki 13 adet eksik ise en anlamlı bulgudur: kola fire vermez, bozulmaz. Personel içimi ya da POS'tan geçmeyen ikram olasıdır; ikramı yetkiyle POS'a bağlayıp gelecek hafta yeniden sayın. Üç satırın üçü de aynı "−220 ₺" özetinin içinde saklıydı.
Birden fazla depo ya da şube varsa ne değişir?
Depo bazlı sayım yapın; ana depo, mutfak ve bar aynı listeye girince transferler fark gibi görünür. Sayım günü depolar arası transferi durdurun ya da sayımdan önce tüm transferleri kaydedin. Çok şubeli işletmelerde her şube kendi sayımını aynı takvimde yapar; merkez, şubelerin fark tutarı/ciro oranını yan yana koyar. Bir şubede oran sürekli yüksekse sorun sayım değil, o şubenin mal kabul ya da reçete disiplinidir. Şube karşılaştırması için franchise ve şube yönetimi yazısına bakabilirsiniz.
Estorix'te barkodlu sayım akışı nasıl çalışır?
Panelde Envanter sayımı sayfası dönemsel sayım için ayrılmıştır; satın alma siparişine bağlı mal kabul sayımından ayrıdır. Akış şöyledir:
- Sayımı başlatın. Ad, kapsam (tüm hammaddeler ya da tek depo) ve not girilir. Başlatma anında her kalemin sistem miktarı dondurulur; sayım sürerken satış devam etse de karşılaştırma bu donmuş değere göre yapılır. Aynı anda yalnızca bir açık sayım olabilir; önceki sayım onaylanmadan yenisi açılmaz.
- Sayın. Listede her satıra sayılan miktar girilir; kayıt anında fark ve fark tutarı (donmuş birim maliyetle) hesaplanır. Barkodu tanımlı hammaddelerde el terminali ya da kamerayla barkod okutulur; her okutma sayılan miktara okutulan adedi ekler. Barkodu olmayan hammaddeye ilk okutmada barkod atanabilir; etiket yazdırma aynı ekrandan yapılır.
- Süzün. "Sayılmayan" süzgeci boş satırları, "farklı" süzgeci sapma olan satırları gösterir. Özet kutusunda eksik ve fazla kalem sayısı, eksik tutarı, fazla tutarı ve net tutar ayrı ayrı görünür; en büyük on sapma tutara göre listelenir.
- Onaylayın. Onayda her farklı satır için stok düzeltme hareketi yazılır. Düzeltme miktarı "sayılan"a eşitlenerek değil, fark kadar kaydırılarak uygulanır; böylece sayım sürerken yapılan gerçek satış düşümleri ezilmez. Onaylanmış sayım ikinci kez onaylanamaz; stok çift düzeltilmez.
Onay sonrası sayım geçmişte net fark tutarıyla listelenir; aylık sayımların yan yana okunması, hangi kalemin sürekli kaçak verdiğini gösterir. Bu ekran yalnızca yönetici yetkisine açıktır. Sayım verisinin maliyet hesabına nasıl bağlandığı için stok maliyet hesaplama yazısına, modülün bütününe stok takip programı sayfasından ulaşabilirsiniz.
Sayımın çıktısı ne olmalı?
Bir sayım şu dört belgeyi üretmelidir: onaylı fark listesi, en büyük on sapmanın neden ve aksiyon notu, reçete/fire düzeltme listesi ve bir sonraki sayımın kapsamı. Sayımı yalnızca "stok düzeltildi" ile bitiren işletme, aynı işi her ay yeniden yapar. Fark tutarını ciroya oranlayıp aydan aya izleyin; oran düşüyorsa sayım işe yarıyordur, sabit kalıyorsa nedenler doğru bulunmamış ya da aksiyonlar uygulanmamış demektir.
Sayımı bozan üç alışkanlığa da dikkat edin: sistem miktarını görerek saymak, açık ambalajı her seferinde farklı yöntemle ölçmek ve farkı analiz etmeden onaylamak. Üçü de sayımı bir formaliteye çevirir; listedeki rakamlar dolar ama kayıp devam eder.
Son bir not: sayım sonucu vergisel açıdan da anlam taşır. Dönem sonu envanter kayıtlarının nasıl tutulacağı ve farkların muhasebeleştirilmesi için mali müşavirinize danışın; bu yazı operasyon tarafını anlatır, mevzuat tarafını değil.
