Kritik stok seviyesi, bir malzeme için "şimdi sipariş vermezsen bitecek" eşiğidir ve formülü kısadır: günlük tüketim × tedarik süresi + emniyet stoğu. Günlük tüketim son haftaların gerçek çıkışından, tedarik süresi siparişten teslimata geçen gün sayısından, emniyet stoğu ise talep dalgalanması ve tedarikçi gecikmesine karşı ayrılan paydan gelir. Eşik doğru kurulursa uyarı, malzeme bitmeden değil sipariş vermeniz gereken gün gelir.
Neden "azaldı" hissi yerine formül gerekir?
Şef depoya bakıp "süt azalmış" der; bu his hafta içi doğru, hafta sonu yanlış çıkar çünkü cumartesi tüketimi salının iki katıdır. Sabit bir "10 kg altına inince sipariş ver" kuralı da benzer biçimde yanılır: tedarikçi pazartesi gelmiyorsa cuma verilen 10 kg'lık eşik pazar öğlen biter. Formül, eşiği her malzemenin kendi tüketim hızına ve kendi tedarikçisinin teslim süresine bağlar. Aynı işletmede espresso çekirdeği için üç günlük, kola için bir günlük eşik çıkması normaldir.
Formülün ikinci faydası, sipariş miktarını da vermesidir. Eşiğe düşen malzeme için "ne kadar alayım" sorusunun cevabı, bir sonraki teslimata kadar yetecek miktar artı emniyet payıdır; bu da aynı üç değişkenle hesaplanır.
Üç değişken nasıl bulunur?
| Değişken | Nereden alınır | Pratik kural |
|---|---|---|
| Günlük tüketim | Son 14 ya da 30 günün stok çıkışı ÷ gün sayısı | Reçeteli stokta otomatik oluşur; reçete yoksa iki sayım arasındaki fark + alımlar |
| Tedarik süresi | Sipariş verdiğiniz andan malın depoya girdiği ana kadar geçen gün | Tedarikçinin söylediği değil, son beş teslimatın ortalaması; teslimat günleri sabitse bir sonraki teslimat gününe kalan süre |
| Emniyet stoğu | Talep ve tedarik belirsizliğine karşı tampon | (En yoğun günün tüketimi − ortalama günlük tüketim) × tedarik süresi; ya da basitçe 1–2 günlük ortalama tüketim |
Emniyet stoğunu her kalem için aynı tutmayın. Bozulmayan, ucuz ve yer kaplamayan kalemlerde (şeker, peçete) cömert olun; pahalı ve raf ömrü kısa kalemlerde (balık, taze peynir) emniyeti düşük tutup tedarik sıklığını artırın.
Örnek hesap: espresso çekirdeği ve kola
Espresso çekirdeği. Son 30 günde 54 kg çıkış var; günlük tüketim 54 ÷ 30 = 1,8 kg. Kavurmacı siparişten üç gün sonra teslim ediyor. Hafta sonu tüketimi 2,6 kg'a çıkıyor; emniyet stoğu (2,6 − 1,8) × 3 = 2,4 kg.
Kritik seviye = 1,8 × 3 + 2,4 = 7,8 kg. Depoda 7,8 kg kaldığında sipariş verilir; üç gün sonra mal gelene kadar ortalama 5,4 kg tüketilir, 2,4 kg emniyet payı hafta sonu sapmasını karşılar.
Sipariş miktarı için bir hedef pencere seçin, örneğin iki haftalık tüketim: 1,8 × 14 = 25,2 kg; çekirdek 5 kg'lık torbalarda geliyorsa 25 kg (5 torba) sipariş edilir.
Kola 330 ml. Günlük ortalama 45 adet, tedarik süresi 2 gün, en yoğun gün 70 adet. Emniyet = (70 − 45) × 2 = 50 adet.
Kritik seviye = 45 × 2 + 50 = 140 adet. Koli 24'lük; sipariş katı 24 olduğundan eşik pratikte 6 koli (144 adet) olarak yazılır.
İki örnekte de eşik "yarım depo" gibi bir orandan değil, gün cinsinden bir süreden türedi. Bu yüzden tüketim değiştiğinde (yaz sezonu, yeni menü) eşik de yeniden hesaplanmalıdır; ayda bir en pahalı yirmi kalem için değerleri gözden geçirmek yeterlidir.
Sezon ve menü değiştiğinde eşik nasıl güncellenir?
Eşik bir kez yazılıp unutulacak bir sayı değildir. Yaz aylarında soğuk kahve satışı arttığında espresso tüketimi 1,8 kg'dan 2,4 kg'a çıkarsa, aynı tedarik süresi ve emniyet mantığıyla eşik 2,4 × 3 + (3,2 − 2,4) × 3 = 9,6 kg olur; eski 7,8 kg eşiği yazın iki kez "mal gelmeden bitti" durumu yaratır. Tersine, kış menüsünden çıkan bir ürünün hammaddesi için eşik düşürülmezse sürekli gereksiz uyarı alırsınız ve ekip uyarıları ciddiye almayı bırakır.
Pratik düzen: her sezon geçişinde ve her menü değişikliğinde en pahalı yirmi kalemin günlük tüketimini son 30 güne göre yeniden okuyun, eşikleri güncelleyin. Otuz dakikalık bir iştir ve öneri motorunun doğruluğunu belirler.
Hangi kalemlerden başlanır?
Yüzlerce hammaddeye aynı gün eşik yazmaya çalışmayın. Son ayın tüketim değerini (miktar × birim maliyet) büyükten küçüğe sıralayın; ilk yirmi kalem çoğu işletmede toplam maliyetin büyük kısmını oluşturur. Bu kalemlere gerçek tedarik süresi, güvenlik stoğu ve tedarikçi bilgisini eksiksiz girin. Orta grup için yalnızca min. stok yeterlidir; ucuz ve bol bulunan kalemler için eşik 0 kalabilir, onların bitmesi menüyü durdurmaz ve marketten tamamlanır.
Estorix'te kritik seviye nasıl tanımlanır?
Tanım hammadde kartında yapılır (Stok ▸ Hammaddeler). Kartta dört alan vardır:
- Min. stok: kritik eşik. Stok bu değerin altına inince hammadde "Kritik" olarak işaretlenir; 0 bırakılırsa o kalem için uyarı üretilmez.
- Tedarik süresi (gün): varsayılan 2 gün; tedarikçinizin gerçek teslim süresini yazın.
- Güvenlik stoku: hiç dokunulmaması istenen tampon miktar.
- Sipariş katsayısı ve varsayılan tedarikçi: koli içi adet ve bu kalemi kimden aldığınız; öneriler bu bilgiyle gruplanır.
Formüldeki günlük tüketimi elle girmezsiniz; reçeteli satışlarda her adisyon stoktan düştüğü için sistem tüketim hızını stok çıkışlarından kendisi hesaplar. Reçete girilmemiş ürünlerde çıkış oluşmaz ve öneri motoru yalnızca min. stok eşiğine göre çalışır; bu yüzden kritik stok uyarısının doğruluğu reçete disiplinine bağlıdır. Reçete kurulumunu reçete oluşturma ve maliyet yazısında anlattık.
Uyarı nereye düşer?
Stok min. stok eşiğine indiğinde üç kanal çalışır: panel üst çubuğundaki bildirim zilinde kritik kalem listesi ve sayaç görünür; işletmenin kayıtlı e-posta adresine uyarı gider; iOS uygulaması kurulu cihazlara anlık bildirim gelir. E-posta ve anlık bildirim kalem başına bir kez gönderilir, her satışta tekrar etmez; stok eşiğin üzerine çıktığında (mal kabul yapıldığında) bayrak sıfırlanır ve bir sonraki düşüşte yeniden uyarır. Hammadde listesindeki "Kritik" süzgeci ve "Kritik seviyede" sayacı da aynı veriyi gösterir; sabah açılış turunda bu süzgece bakmak yeterlidir.
Bildirimin "okundu" durumu tarayıcıda tutulur; başka bir bilgisayardan giren yönetici sayacı yeniden görür. Bu, uyarının atlanmasını zorlaştıran bilinçli bir tercihtir.
Uyarı satın alma önerisine nasıl dönüşür?
Satın alma ▸ Öneriler ekranı, kritik uyarısını "ne kadar, kimden" sorusuna çevirir. Ekranda iki ayar vardır: tüketim penceresi (günlük hızı hesaplamak için geriye bakılan süre: 7, 14 veya 30 gün) ve kapsam (siparişin kaç günlük ihtiyacı karşılayacağı: 3, 7, 14 veya 30 gün). Her hammadde için ihtiyaç şöyle hesaplanır:
İhtiyaç = günlük tüketim × (tedarik süresi + kapsam) + güvenlik stoğu − mevcut stok − yoldaki açık siparişler + açık üretim emirlerinin gereksinimi
Sonuç sipariş katsayısına yukarı yuvarlanır (24'lük koli için 130 adet ihtiyaç 144 olur) ve varsayılan tedarikçiye göre gruplanır. Her satırda bir aciliyet etiketi bulunur: kalan gün tedarik süresinden kısaysa kritik (bugün sipariş verilmezse mal gelmeden biter), tedarik süresi + kapsam içindeyse yakın, ötesindeyse rahat. Tüketim verisi olmayan yeni hammaddeler için motor min. stok eşiğine geri düşer ve eşikteki kalem için bir koli önerir; böylece yeni açılan işletmede liste boş kalmaz.
Tedarikçi grubunu seçip satın alma siparişine dönüştürdüğünüzde sipariş "yoldaki" miktara işlenir; ertesi gün aynı kalem için mükerrer öneri çıkmaz. Mal kabulde irsaliye girildiğinde stok yükselir, kritik bayrağı temizlenir ve döngü kapanır.
Sık yapılan hatalar hangileri?
- Her kaleme aynı eşik: "hepsine 10" yazan işletmede uyarı ya sürekli çalar ya hiç çalmaz. Pahalı yirmi kalemden başlayın, gerisini sonra tanımlayın.
- Tedarik süresini 0 bırakmak: eşik yalnızca emniyet stoğuna eşitlenir; mal gelene kadar geçen günler hesaba girmez.
- Reçetesiz ürünlerle çalışmak: tüketim çıkışı oluşmadığı için günlük hız sıfır görünür, öneri motoru kör kalır.
- Mal kabulü geç girmek: stok sistemde düşük kaldığı sürece uyarı açık kalır ve gereksiz sipariş önerisi üretir.
- Uyarıyı kapatmak: sık çalan uyarının çözümü eşiği düşürmek değil, tüketim ve tedarik değerlerini gerçek verilerle güncellemektir.
Kritik stok yönetimi, stok modülünün en çok para kazandıran küçük parçasıdır: eksik malzeme yüzünden menüden düşen ürün satılmamış ciro, aceleyle marketten alınan malzeme ise fazla maliyettir. Modülün geri kalanı için stok takip programı sayfasına, sayım tarafı için envanter sayımı yazısına, tüketim tahmininde yapay zekâ desteği için yapay zekâ ile stok optimizasyonu yazısına bakabilirsiniz.
